W skrócie
Proces to trzy stałe zadania. Każde ma jedną rolę i żadne nie robi pracy innego.
Research
Rano szuka osób pasujących do roli, ocenia je i przygotowuje naturalny tekst pierwszej wiadomości. Niczego nie wysyła.
Nadawca
Wysyła zatwierdzone wiadomości do zaakceptowanych osób, jedną naraz, w spokojnym tempie.
Czytelnik
Sprawdza odpowiedzi i przyjęcia zaproszeń, pilnuje terminów i trzy razy dziennie podaje krótki raport.
Rysunek 1. Jak płynie praca
Wszystko przechodzi przez punkt akceptacji. Bez zgody człowieka żadna nowa osoba nie trafia do wysyłki.
Nowa odpowiedź kandydata? Czytelnik daje znać człowiekowi.
Jak powstaje naturalne zaproszenie
Zaproszenie nie jest szablonem z wstawionym imieniem. Research szuka jednego konkretnego faktu o osobistym projekcie lub odpowiedzialności danej osoby i opiera na nim pierwsze zdanie.
- Fakt pochodzi ze źródła, które da się wskazać, z datą i cytatem.
- Nie piszemy „Java i Angular” zamiast faktu.
- Nie twierdzimy, że ktoś z nas czytał lub używał czegoś, czego nie wiemy.
- Długość tekstu jest policzona, bo zaproszenie ma limit znaków.
Człowiek czyta, zanim coś wyjdzie
Ocena, źródło i gotowy tekst trafiają do pliku ze statusem „do akceptacji”. Dopiero zatwierdzenie osoby i tego samego tekstu uruchamia wysyłkę. Jeśli tekst zmieni się po akceptacji, akceptacja przestaje obowiązywać.
Nadawca nie ocenia ani nie przerabia gotowego tekstu. Wysyła go dokładnie takim, jaki zatwierdzono.
Kiedy co chodzi
Wszystko działa w dni robocze, w czasie polskim.
Research
Raz dziennie. Gdy w kolejce czeka już 25 lub więcej osób, nie szuka nowych profili.
Nadawca
Od 8:00 do 18:59, jeden kontakt na przebieg i co najmniej 5 minut przerwy między kontaktami.
Czytelnik
Od 8:00 do 19:45 (ostatni start). O 9:30, 13:30 i 18:30 ten sam czytelnik dodaje krótki raport zbiorczy.
Rysunek 2. Cykl kontaktu
Od zaakceptowanej osoby do zamknięcia sprawy. W każdym punkcie odpowiedź kandydata ma pierwszeństwo przed automatem.
Przyjęcie, odpowiedź, cisza
- Przyjęcie. Czytelnik rozpoznaje, że zaproszenie zostało przyjęte. Jeśli kandydat jeszcze nie odpisał, przygotowywana jest pierwsza wiadomość, a wysyła ją nadawca po własnej kontroli.
- Odpowiedź. Każda odpowiedź zatrzymuje automatyczną sekwencję dla tej osoby. Człowiek dostaje jedną wiadomość z cytatem i propozycją odpowiedzi. Automatyczna sekwencja zostaje zatrzymana, ale korespondencja toczy się dalej: odpowiedź wymaga decyzji człowieka, a zatwierdzoną treść może wysłać Lena.
- Cisza. Po 5 dniach roboczych jedno krótkie przypomnienie. Po kolejnych 7 dniach sprawa jest zamykana bez wiadomości. Zaproszenie nieprzyjęte przez 14 dni dostaje propozycję zamknięcia.
- Bez presji. Nie przypominamy, gdy to my jesteśmy winni odpowiedź, gdy kandydat poprosił o spokój albo uzgodniono inny termin.
Ograniczenia dostawcy i LinkedIna
Proces działa w granicach, które narzuca narzędzie do wysyłki i sam LinkedIn.
- Dostawca ma dzienny i tygodniowy limit zaproszeń oraz wiadomości. Przed każdą wysyłką sprawdzamy świeży stan limitu i limit ma pierwszeństwo przed harmonogramem.
- Rytm co 5 minut to tempo uruchomień, nie obietnica wysyłki. Gdy limit jest wyczerpany albo poprzedni zapis jeszcze trwa, kontakt czeka na kolejny przebieg.
- Zaproszenie z notatką ma limit znaków. Gdy pula notatek się kończy, nie zamieniamy jej po cichu na zaproszenie bez tekstu.
- Używamy wyłącznie konta osoby prowadzącej rekrutację i tylko do zatwierdzonych kontaktów.
STOP i niepewna wysyłka
STOP
Sprzeciw, odmowa lub prośba o brak kontaktu zatrzymuje wszystko od razu. Osoba znika z kolejki, a ślad zakazu zostaje, żeby nikt jej tam nie dodał ponownie.
Niepewny wynik
Jeśli nie wiadomo, czy wiadomość wyszła, najpierw sprawdzamy, co faktycznie widać u dostawcy. Tej samej wiadomości nie wysyłamy drugi raz, ale nowa zatwierdzona odpowiedź nie jest przez to blokowana.
Jeden zapisujący
Plik zmienia naraz tylko jedno zadanie. Po każdym zapisie odczytujemy zapisane dane i dopiero wtedy uznajemy zmianę za zrobioną.